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¿ Revisaste el funcionamiento de tu formulario de contacto ?

por Corobori WebDesign

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¿ Revisaste el funcionamiento de tu formulario de contacto ?

¿ Porque es importante verificar el funcionamiento de tu formulario de contacto ?



Es importante verificar el funcionamiento de tu formulario de contacto porque pueden ocurrir eventos que impiden su funcionamiento y por ende los potenciales clientes no podrán contactarse con tu negocio. Eventos que pueden ocurrir en la espalda de la persona que creó la pagina web, pueden ocurrir varios días, semanas o meses después de su puesta al aire, etc. Como muchos problemas lo mas temprano que se detectan lo mejor y tienes todo en tus manos para detectarlo en tres palabras: probar, probar y probar. Asi es: probar el formulario de manera regular para asegurarse que funciona podría ayudarte en generar mas negocio.

A continuación hemos profundizado el tema, tal vez un poco técnico a veces, a donde explicamos como funciona un formulario, los problemas que pueden afectar el formulario y algunos concejos para disminuir el riesgo de perder solicitudes de potenciales clientes. En caso de problemas, preguntas relacionados a este tema no dudes en escribirnos, aunque tu sitio web lo hizo otra persona. Si es una pagina web que necesitas estas en el lugar , la primera pagina que pusimos al aire fue en marzo 1998. Nuestra dirección es [email protected]

Si un poco de técnica no te asustas te invitamos a seguir leyendo.

Un potencial problema

Hace pocas semanas un cliente nos llamó para decir que, al parecer el envió de mensaje desde el formulario de contacto no funcionaba. ¡Alerta roja! Nos pusimos de inmediato a investigar el tema y efectivamente el envío de mensaje arrojaba un terrible mensaje de error: "The SMTP server requires a secure connection or the client was not authenticated. The server response was: 5.5.1 Authentication Required". En otras palabras el servidor no reconocía el buzón de correo o la clave requerida, para contactar el servidor de correo utilizado para el envió del mensaje. Todo eso era muy extraño porque, después de haber verificado estos datos, no había problema alguno.

Una hora más tarde encontramos la raíz del problema: el servidor de correo Gmail, utilizado por este cliente con su correo corporativo, había desactivado el acceso a este buzón usado desde el formulario de contacto, por considerarlo como "Aplicación menos segura". Reactivar el buzón, como se puede apreciar en la imagen abajo, solucionó el problema.


Funcionamiento

Ahora le vamos a explicar, que hacer para que el formulario de su página web esté funcionando. Técnicamente es importante entender como se envían los mensajes, desde un formulario de contacto.

La mayoría de los sitios web para pymes funcionan utilizando 3 servidores: el primero es donde se encuentran las páginas que pueden ver los visitantes; el segundo, alberga la base de datos donde se almacena la información desplegado por la página web (en el caso de tener un sitio web administrable) y, el tercero es el servidor de correo. Estos servidores, son físicamente diferentes uno de otro, hasta pueden ser ubicados en diferentes empresas. Además de esto, las empresas de hosting ofrecen servidores en modo compartido, siendo esta la forma más comúnmente usada, es decir que existen varias empresas en el mismo servidor, o servidor dedicado, en donde el servidor esta siendo utilizado por un solo cliente.

¿ Como funciona un formulario de contacto ?

Cuando un visitante pincha el botón "Enviar" de un formulario de contacto, pasa lo siguiente:
1) El sistema hace una verificación de los textos enviados, para filtrar el envío de comando buscando no dañar el servidor (hackeo);
2) Se verifica que la sintaxis del correo del remitente sea correcto. OJO: es imposible de verificar la existencia de un correo electrónico, en otras palabras si el usuario hace un error de tipeo de su dirección, no podrá ser detectado.
3) Con los textos verificados el sistema contacta el servidor de correo. El contacto se hace utilizando un buzón de correo y una clave previamente seteados que están conocidos por el servidor de correo (antiguamente esto no era obligatorio, pero hoy si lo es y ya no debe que existir empresa de hosting, que lo permita). Una vez que la comunicación ha sido establecida, el texto esta enviado al destinatario.

¿ Cuándo puede fallar la llegada de un mensaje ?

1) Cuando surge un problema, al momento que el sitio web se contacta al servidor de correo.
- porque el servidor no está funcionando.
- porque el buzón de correo y/o la clave que sirve para contactar el servidor de correo han cambiado o ha sido deshabilitado.
- porque la política de uso del servidor de correo, haya cambiado.
2) Cuando ocurre un problema, mientras el mensaje transita hacia su destinatario, habiendo salido del servidor de correo
- porque el servidor del correo remitente ha sido puesto en una lista negra (ver más sobre eso abajo)
- porque el sistema de control de spam, del servidor de correo del destinatario, marca el mensaje como spam.
- porque el buzón de destino ha sido eliminado (Ha pasado, atención!, cambiar la clave del buzón de correo del destinatario, no afecta el formulario de contacto)

¿ Porqué mi servidor de correo podría aparecer en una lista negra ?

Porque muchos servidores de correo son utilizados por varias empresas, puede pasar que uno de ellas esta enviando SPAM y los servicios que monitorean estas actividades, bloquean la dirección IP que es única en un servidor. En otras palabras puede ser la culpa de un tercero.

Mi servidor de correo aparece regularmente en una lista negra y me ha ocasionado pérdidas importantes de negocios ¿ qué puedo hacer ?

Solución definitiva, jamás va existir utilizando un servidor de correo compartido. La solución es, tener un servidor de correo propio y una IP propia, ya que estando siempre a merced de compartir un servidor de correo y/o una dirección IP con otros dominios que podrían enviar Spam, lo que al final resulta en tener una dirección IP manchada. En el caso de tener interés en un servidor de correo propio con una IP propia (reitero, que es la manera más segura de no ser víctima del efecto "vecinos molestosos") , y con la cual se puede manejar su "reputación", existen servicio desde CL$40.000 por buzón de correo y por mes. La otra alternativa sería de utilizar los servidores de Gmail, bajo el nombre de dominio de su empresa, eso tiene un costo de US$50 POR BUZÓN de correo anual. Puede parecer mucho dinero pero es el precio a pagar, para poder estar independiente y no estar en modo compartido.

¿ Como hacer para saber si mi servidor de correo esta en lista negra ?

Para este efecto utilizar https://mxtoolbox.com

Al lado de mi formulario de contacto quiero dejar mi correo en claro ¿ Es prudente o mi correo puede salir en lista de correos ?

No hay problema en dejar un correo en claro en un sitio web  pero para asegurarse que su correo no termine siendo parte de lista de correos que se venden es mejor ofuscarlo. Existen sistema sencillo que permiten hacer eso: de esta manera el correo se ve y funciona correctamente pero no puede ser leído por los rastreadores que recogen los correos. Eso si que los mensajes enviados directamente mediante un click sobre un enlace no pueden ser almacenado en una base de datos. Ver imagen:


¿ Que tengo que hacer para asegurarme que mi formulario de contacto funciona ?

La respuesta es muy sencilla: probarlo. Y probarlo regularmente. Es importante que dentro de los procedimientos de una empresa exista la verificación del funcionamiento del formulario de contacto de su sitio web.

¿ No quieren perder un muy valioso contacto, cierto ? Idealmente este chequeo tendría que ser efectuado cada semana como mínimo y en caso de duda, (si su empresa recibe cada día mensaje y de repente no llega ninguno) de inmediato. Esta tarea tiene que ser atribuida a una persona, con informe al gerente encargado de su ejecución.

¿ Porque recibo mensajes con textos extraños y remitente falsos ?

Este tipo de mensaje, ver imagen abajo, son generado de manera automática. Eso ocurre cuando "bots" (un programa informático, imitando el comportamiento de un humano) recorre la web y cuando encuentra un formulario lo llena y simula su envío.

Se puede frenar este tipo de problema, agregando una prueba que permita diferenciar ordenadores de humanos, algo muy común, que puede ir de una sencilla suma que solucionar (1+1) donde el usuario tiene que ingresar el resultado, o algo más sofisticado, como reconocer elementos dentro de varias fotos.


Otros consejos para asegurarse el buen funcionamiento de su formulario de contacto:

- solicitar que los mensajes queden almacenados en una base de datos (Nosotros lo hacemos sistemáticamente para los sitios administrables)
- cotejar los mensajes almacenados (ver punto anterior) versus los mensajes recibidos
- verificar la carpeta de spam y marcar el mensaje como "no spam", importante sobre todo para clientes que trabajan con Gmail, hemos visto en reiteradas oportunidades este problema. O agregar el remitente dentro del listado de los contactos permitidos (depende del servidor de correo, no todos lo permiten)
- en caso de duda agregar el envio de una copia del mensaje a un buzón de correo en otro servidor de correo. Por ejemplo si los mensajes llegan al buzón  [email protected] agregar en copia [email protected] (en el caso de escoger Gmail aplicar el punto anterior)
- remitir el mensaje a un grupo de personas en vez de una persona en particular. La mayor parte de los servidores de correo permiten el uso de grupos y a este grupo se pueden agregar diferentes buzones de correo. Ejemplo: el grupo puede ser [email protected] y perteneciendo a este grupo: [email protected], [email protected] y [email protected] - revisar el funcionamiento de su formulario de contacto desde un notebook y un smartphone

En caso de duda, sugerencia, comentario utilizar el espacio abajo o escribir a [email protected]

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